Grup İçi Hizmet ve Masraf Paylaşım Sözleşmesi + Ücretsiz 3 Örnek Belge
Aynı ailenin ya da aynı holdingin şirketlerinde en sık görülen tablo şudur: muhasebe bir şirkette tutulur, sunucu ve yazılım lisansları bir şirkette durur, İK ve hukuk desteğini herkes aynı ekipten alır, ama bunun kaydı yoktur. Masraf tek şirkette birikir, diğerleri "nasılsa aynı grup" diyerek geçer. İnceleme sırasında sorulan soru ise hep aynıdır: bu hizmet gerçekten verildi mi, kime ne fayda sağladı, bedeli neye göre belirlendi? Aşağıda bu üç sorunun cevabını yazılı hâle getiren düzeni anlatıyor, 3 hazır örnek belgeyi ücretsiz veriyoruz.
Grup İçi Hizmet Nedir, Hangi Kalemleri Kapsar?
Grup içi hizmet, bir grup şirketinin kendi personeli ve altyapısıyla diğer grup şirketlerine sunduğu destek faaliyetidir. Uygulamada en sık şu kalemler görülür:
- Muhasebe, finans ve raporlama — merkezi ön muhasebe, bütçe, konsolidasyon
- Bilgi teknolojileri — sunucu, yazılım lisansı, e-posta, siber güvenlik, teknik destek
- İnsan kaynakları — işe alım, bordro, eğitim
- Hukuk ve mevzuat takibi
- Pazarlama, marka yönetimi ve ortak reklam
- Genel yönetim ve merkezi satın alma
Buna karşılık bazı kalemler grup içi hizmet sayılmaz ve faturalanamaz: yalnızca ortaklık ilişkisinden doğan faaliyetler (holdingin kendi genel kurulunu yapması, kendi konsolide raporunu hazırlaması, iştirak paylarını yönetmesi), hiçbir şirketin talep etmediği ve fayda görmediği işler, ya da her şirketin zaten kendi bünyesinde yaptığı işin ikinci kez faturalanması.
Fayda testi: en kritik soru
Bir grup içi hizmetin bedelinin gider yazılabilmesi için, hizmeti alan şirketin bağımsız bir üçüncü kişiden de aynı hizmeti satın alacak olması ya da bu işi kendi bünyesinde yapmak zorunda kalacak olması beklenir. Test basittir: "Bu şirket grup dışında olsaydı, bu hizmet için para öder miydi?" Cevap hayırsa o kalem faturalanmamalıdır.
Bedel nasıl belirlenir?
Grup içi destek hizmetlerinde uygulamada en yaygın yöntem, hizmetin maliyetine makul bir kâr marjı eklenmesidir (maliyet artı yöntemi). Marj oranı ve yöntem seçimi şirketin faaliyetine göre değişir ve transfer fiyatlandırması belgelendirmesinin konusudur; bu nedenle bu sayfada oran verilmemektedir. Yöntemi ve oranı mutlaka mali müşavirinizle belirleyin.
Dağıtım anahtarı
Toplam maliyet birden fazla şirkete dağıtılacaksa, dağıtımın objektif ve tutarlı bir ölçüye dayanması gerekir. Sık kullanılan anahtarlar:
| Hizmet | Uygun dağıtım anahtarı |
| Muhasebe / ön muhasebe | İşlenen belge (fatura/fiş) adedi veya çalışan sayısı |
| Bilgi teknolojileri | Kullanıcı sayısı, lisans adedi |
| İnsan kaynakları | Çalışan sayısı |
| Genel yönetim | Ciro veya aktif büyüklüğü |
| Ortak reklam / marka | Ciro payı |
Anahtarı yıl içinde keyfî değiştirmeyin; değiştirecekseniz gerekçesini yazılı hâle getirin.
Fatura, KDV ve belgelendirme
- Grup içi hizmet bir hizmet ifasıdır: dönemsel olarak fatura düzenlenmesi gerekir. "Cari hesaba yazdık" demek belge yerine geçmez.
- Hizmet bedeli kural olarak KDV'ye tabidir; oran ve istisna değerlendirmesi için mali müşavirinize danışın.
- İlişkili kişilerle yapılan işlemler için kurumlar vergisi beyannamesi ekinde transfer fiyatlandırması formu verilir; belirli büyüklükteki mükellefler ayrıca yıllık belgelendirme raporu hazırlar. Kapsam ve hadler için mali müşavirinize danışın.
- Şirketler topluluğu yapısındaysanız bu işlemler ayrıca bağlılık raporunun (TTK 199) konusuna girer.
Örnek 1 — Grup İçi Hizmet ve Masraf Paylaşım Sözleşmesi (iskelet)
GRUP İÇİ HİZMET VE MASRAF PAYLAŞIM SÖZLEŞMESİ
Taraflar:
Hizmet Veren: HESAPTUT YAZILIM ANONİM ŞİRKETİ — Bahçelievler Mah. 319. Cad. No:35 D Blok Kat:1 İç Kapı No:103 Gölbaşı/ANKARA — Ticaret Sicil No: [TİCARET SİCİL NO], MERSİS No: [MERSİS NO], Vergi Dairesi/No: [VERGİ DAİRESİ] / [VERGİ NO]
Hizmet Alan: MULTİ PORTAL BİLİŞİM HİZMETLERİ ANONİM ŞİRKETİ — Ostim OSB Mah. 100. Yıl Bulvarı Ofim Plaza No:99/95 Yenimahalle/ANKARA — Ticaret Sicil No: [TİCARET SİCİL NO], MERSİS No: [MERSİS NO]
Sözleşme Tarihi: [GG.AA.YYYY] — Sözleşme No: [NO]
Madde 1 — Konu. İşbu sözleşmenin konusu, Hizmet Veren'in kendi organizasyonu ve personeli aracılığıyla Hizmet Alan'a aşağıda belirtilen destek hizmetlerini sunması ve bu hizmetlerin bedelinin belirlenmesi ile faturalandırılmasına ilişkin usul ve esaslardır.
Madde 2 — Hizmetin kapsamı. Hizmet Veren aşağıdaki hizmetleri sunar:
( ) Muhasebe ve ön muhasebe desteği, cari hesap ve tahsilat takibi
( ) Bilgi teknolojileri: sunucu, yazılım lisansı, e-posta, teknik destek
( ) İnsan kaynakları: bordro hazırlığı, işe alım desteği, eğitim
( ) Hukuk ve mevzuat takibi
( ) Pazarlama, marka ve ortak tanıtım faaliyetleri
( ) Diğer: [TANIMLAYIN]
Hizmet Veren'in yalnızca ortaklık ilişkisinden kaynaklanan faaliyetleri (iştirak yönetimi, kendi organlarının işleyişi, konsolide raporlama) bu sözleşmenin kapsamı dışındadır ve Hizmet Alan'a yansıtılmaz.
Madde 3 — Hizmet seviyesi. Hizmetler [çalışma günleri / saat aralığı] içinde sunulur. Talep ve iş emirleri [e-posta / talep sistemi] üzerinden iletilir ve kayda alınır. Hizmet Veren, her ay sonunda ifa edilen işlerin dökümünü Hizmet Alan'a yazılı olarak sunar.
Madde 4 — Bedel ve yöntem. Hizmet bedeli, ilgili döneme ait doğrudan ve dolaylı maliyetlerin (personel, yazılım, amortisman, genel giderlerden pay) tespit edilmesi ve üzerine [YÖNTEM: maliyet artı / diğer] yöntemine göre belirlenen marjın eklenmesi suretiyle hesaplanır. Uygulanacak yöntem ve marj, tarafların transfer fiyatlandırması belgelendirmesi ile uyumlu olacak şekilde [YMM/SMMM AD SOYAD] görüşü alınarak belirlenmiştir.
Madde 5 — Dağıtım anahtarı. Birden fazla grup şirketine sunulan ortak hizmetlerde toplam maliyet, EK-1'deki dağıtım anahtarına göre paylaştırılır. Anahtar en az [yıllık] gözden geçirilir; değişiklik gerekçesi yazılı hâle getirilir.
Madde 6 — Faturalama ve ödeme. Hizmet bedeli [aylık / üç aylık] dönemler hâlinde, dönemi izleyen [GÜN] gün içinde faturalanır. Faturaya ilgili döneme ait hizmet dökümü ve dağıtım hesaplaması ek yapılır. Ödeme fatura tarihinden itibaren [GÜN] gün içinde yapılır. Bedel KDV hariç olarak belirlenmiştir; vergiler ilgili mevzuata göre ilave edilir.
Madde 7 — Kayıt ve denetim. Taraflar hizmete ilişkin kayıtları saklar ve talep hâlinde birbirine ibraz eder. Hizmet Alan, kendisine yansıtılan maliyetlerin dayanağını inceleme hakkına sahiptir.
Madde 8 — Gizlilik ve kişisel veri. Taraflar, hizmet nedeniyle eriştikleri ticari sır ve kişisel verileri mevzuata uygun şekilde korur; kişisel veri aktarımı gereken hâllerde ayrıca [veri paylaşım protokolü] düzenlenir.
Madde 9 — Süre ve fesih. Sözleşme [GG.AA.YYYY] tarihinde yürürlüğe girer, [SÜRE] süreyle geçerlidir ve taraflarca feshedilmedikçe aynı süreyle yenilenir. Taraflar [GÜN] gün önceden yazılı bildirimle feshedebilir.
Madde 10 — Uyuşmazlık. Uyuşmazlıklarda [YER] mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir.
Ekler: EK-1 Dağıtım anahtarı tablosu / EK-2 Hizmet kalem listesi / EK-3 Maliyet hesaplama örneği
[Hizmet Veren kaşe-imza] [Hizmet Alan kaşe-imza]
Örnek 2 — Yönetim Kurulu Kararı ve Dağıtım Anahtarı Tablosu
HESAPTUT YAZILIM ANONİM ŞİRKETİ
YÖNETİM KURULU KARARI
Karar Tarihi: [GG.AA.YYYY] — Karar No: [NO]
Toplantı Yeri: Bahçelievler Mah. 319. Cad. No:35 D Blok Kat:1 İç Kapı No:103 Gölbaşı/ANKARA
Katılanlar: [AD SOYAD] (Başkan), [AD SOYAD] (Başkan Vekili), [AD SOYAD] (Üye)
Yönetim kurulumuz toplanarak aşağıdaki kararları almıştır:
1. Şirketimizin, aynı grup içinde yer alan MULTİ PORTAL BİLİŞİM HİZMETLERİ ANONİM ŞİRKETİ ve ERC SOFT BİLGİ TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ'ne muhasebe, bilgi teknolojileri, insan kaynakları ve hukuk alanlarında merkezi destek hizmeti sunmasına,
2. Bu hizmetlerin Grup İçi Hizmet ve Masraf Paylaşım Sözleşmesi ile düzenlenmesine ve sözleşmenin imzalanması için [AD SOYAD]'ın yetkilendirilmesine,
3. Hizmet bedelinin, hizmete ilişkin doğrudan ve dolaylı maliyetler tespit edilerek [YÖNTEM] yöntemine göre belirlenmesine; yöntem ve marjın emsallere uygunluk ilkesine uygunluğu konusunda [YMM/SMMM AD SOYAD]'dan görüş alınmasına,
4. Ortak maliyetlerin aşağıdaki dağıtım anahtarına göre paylaştırılmasına:
| Hizmet kalemi | Anahtar | Hesaptut | Multi Portal | ERC Soft |
| Muhasebe | İşlenen belge adedi | [ORAN] | [ORAN] | [ORAN] |
| Bilgi teknolojileri | Kullanıcı sayısı | [ORAN] | [ORAN] | [ORAN] |
| İnsan kaynakları | Çalışan sayısı | [ORAN] | [ORAN] | [ORAN] |
| Genel yönetim | Ciro payı | [ORAN] | [ORAN] | [ORAN] |
5. Hizmet bedellerinin [aylık] dönemler hâlinde faturalanmasına; her faturaya ilgili döneme ait hizmet dökümü ve dağıtım hesaplamasının ek yapılmasına,
6. İlişkili kişilerle yapılan bu işlemlerin transfer fiyatlandırması bildirim ve belgelendirme yükümlülükleri kapsamında izlenmesine; şirketler topluluğu hükümleri uygulanıyorsa bağlılık raporunda gösterilmesine,
oy birliği ile karar verilmiştir.
[Üyelerin ad-soyad ve imzaları]
Örnek 3 — Aylık Hizmet İfa ve Fayda Tutanağı (fatura eki)
GRUP İÇİ HİZMET İFA TUTANAĞI
Dönem: [AY/YIL] — Sözleşme No: [NO]
Hizmet Veren: HESAPTUT YAZILIM ANONİM ŞİRKETİ
Hizmet Alan: ERC SOFT BİLGİ TEKNOLOJİLERİ ANONİM ŞİRKETİ — Ostim OSB Mah. 100. Yıl Bulvarı Ostim İş ve Finans Merkezi No:99/95 Yenimahalle/ANKARA
Aşağıda belirtilen hizmetler ilgili dönemde fiilen ifa edilmiştir:
| Hizmet | Yapılan iş | Ölçü (adet/saat) | Fayda |
| Muhasebe | [Fatura ve gider kaydı, cari mutabakat] | [ADET] | [Dışarıdan alınsaydı ayrı hizmet bedeli doğardı] |
| Bilgi teknolojileri | [Sunucu ve e-posta yönetimi, destek talepleri] | [ADET/SAAT] | [Kesintisiz çalışma, ayrı IT personeli gerekmedi] |
| İnsan kaynakları | [Bordro hazırlığı, işe alım] | [ADET] | [Ayrı İK birimi ihtiyacı doğmadı] |
Maliyet ve bedel özeti
Doğrudan maliyet: [TUTAR] TL — Dolaylı maliyet payı: [TUTAR] TL
Toplam maliyet: [TUTAR] TL — Uygulanan yöntem: [YÖNTEM] — Marj: [ORAN]
Dönem hizmet bedeli (KDV hariç): [TUTAR] TL — Fatura No/Tarih: [NO] / [GG.AA.YYYY]
Ekler: ( ) Destek talep dökümü ( ) Personel zaman kaydı ( ) Maliyet hesaplama tablosu ( ) Dağıtım anahtarı hesabı
[Hizmet Veren yetkilisi] [Hizmet Alan yetkilisi]
Örnekleri Şirketinize Nasıl Uyarlarsınız?
- Önce hizmet listesini gerçekten yapılan işlerle sınırlayın. Sözleşmede yazan ama hiç yapılmayan bir hizmet, tüm belgenin inandırıcılığını zedeler.
- Ortaklık faaliyetlerini ayırın. Holdingin kendi organlarının işleyişi ve iştirak yönetimi grup şirketlerine yansıtılmaz.
- Dağıtım anahtarını sayılabilir bir ölçüye bağlayın. "Yaklaşık üçte bir" değil, "kullanıcı sayısı" gibi kanıtlanabilir bir ölçü kullanın.
- Aylık tutanağı alışkanlık hâline getirin. İfa kanıtı sonradan üretilemez; ay kapanırken üretilir.
- Faturayı zamanında kesin. Yıl sonunda toplu tek fatura, hizmetin dönemsel ifasıyla çelişir.
- Yöntem ve marjı mali müşavirinizle belirleyin ve transfer fiyatlandırması belgelendirmenizle aynı olsun.
Sık Sorulan Sorular
Grup şirketleri arasında hizmeti bedelsiz verebilir miyiz? Uygulamada tavsiye edilmez. İlişkili kişiler arasındaki işlemlerin emsallere uygun bedelle yapılması beklenir; bedelsiz bırakmak da örtülü kazanç dağıtımı tartışması doğurabilir. Doğru yol, bedeli belirleyip belgelendirmektir.
Sözleşme olmadan sadece fatura kesmek yeterli mi? Fatura tek başına hizmetin varlığını ve bedelin nasıl belirlendiğini göstermez. Sözleşme, ifa kanıtı ve dağıtım hesabı üçlüsü birlikte aranır.
Bu belgeler ne kadar süre saklanmalı? Sözleşme, tutanak ve hesaplamalar defter ve belgelerle aynı saklama süresine tabidir; süre ve kapsam için mali müşavirinize danışın.
Yasal uyarı: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki veya mali danışmanlık değildir. Grup içi hizmetlerde uygulanacak yöntem, marj, KDV değerlendirmesi ve belgelendirme yükümlülükleri şirketinizin faaliyetine ve büyüklüğüne göre değişir. Sözleşmeyi imzalamadan ve faturalamaya başlamadan önce mali müşavirinize ve avukatınıza danışın; tescil gerektiren hususlarda bağlı bulunduğunuz ticaret sicili müdürlüğüne başvurun.
Grup içi hizmetin ispatı kayıtla başlar. HesapTUT ile grup şirketlerinin cari hesaplarını, kesilen faturaları ve gider dağılımını tek ekranda izleyin; dönem sonunda hesap dökümü hazır olsun.
14 Gün Ücretsiz Deneyin
Kredi kartı gerekmez.