Şahıs Şirketi İçin Muhasebeci Şart mı? Net Cevap ve Ücretsiz 3 Örnek Belge
Kısa cevap: kanun her mükellefe "muhasebeci tut" demez, ama pratikte tutmayan çok azdır. Uzun cevap ise iki parçadan oluşur: hangi işleri mali müşavir yapmak zorundadır, hangilerini sizin yapmanız gerekir. İkinci parçayı bilmeyenler her ay aynı cümleyi kurar: "Muhasebeci tuttum ama hâlâ kimin bana ne borcu olduğunu bilmiyorum." Aşağıda ayrımı net çiziyor, 3 hazır örnek belgeyi ücretsiz veriyoruz.
Mali Müşavir Ne Yapar?
- Mükellefiyet tesisi ve işe başlama işlemleri
- Defterlerin usulüne uygun tutulması (Defter-Beyan Sistemi veya bilanço esası)
- KDV, geçici vergi, muhtasar ve yıllık gelir vergisi beyannamelerinin hazırlanıp gönderilmesi
- Personel varsa bordro, SGK bildirgeleri ve işten çıkış işlemleri
- Gider belgelerinin kabul edilebilirliğinin değerlendirilmesi
- Mükellefiyetle ilgili resmî yazışmalar, düzeltme beyannameleri
- Kapanış (terk) işlemleri
Mali Müşavir Ne YAPMAZ? (yanlış beklentiler)
- Sizin yerinize fatura kesmez. Bazı müşavirler nezaketen keser, ama bu onun işi değildir ve gecikirse zarar sizindir.
- Tahsilatınızı takip etmez. Hangi müşterinin ne kadar borcu kaldığını, vadesinin geçip geçmediğini bilmez ve bilmesi beklenmez.
- Stok saymaz, sipariş takibi yapmaz.
- Gün içi kayıtlarınızı tutmaz. Ay sonunda size gelen belgelerle çalışır; getirmediğiniz belge yok sayılır.
- Fiyatlama ve kârlılık kararı vermez. Size vergi sonucunu söyler; hangi işin kâr getirdiğini gösteren kayıt sizde olmalıdır.
- Nakit akışınızı yönetmez. Vergi ödemesini haber verir; parayı hazır etmek sizin işinizdir.
Kendi Kayıtlarınızı Tutmak Zorunda Olduğunuz Beş Alan
| Alan | Tutmazsanız ne olur? |
| Müşteri cari hesabı | Tahsil edilmemiş alacaklar unutulur; hatırlatma yapılamaz |
| Kesilen fatura kaydı | Ay sonunda eksik belge müşavire gider, beyan eksik veya hatalı olur |
| Gider belgeleri | Belgesi kaybolan gider matrahtan düşülemez; fazla vergi ödersiniz |
| Tahsilat ve ödeme | Kasada ne olduğu bilinmez; ödeme günü sürprizle karşılaşırsınız |
| Tedarikçi borçları | Vade takibi yapılamaz, iskonto ve erken ödeme avantajları kaçar |
Örnek 1 — Mali Müşavir Sözleşmesi Öncesi Soru Listesi
MALİ MÜŞAVİRLE ÇALIŞMAYA BAŞLAMADAN ÖNCE SORULACAKLAR
Mükellef: [AD SOYAD] — Tarih: [GG.AA.YYYY]
A. Kapsam
1. Aylık ücretiniz hangi işleri kapsıyor? Kapsam dışı işler neler ve nasıl ücretlendiriliyor?
2. Yıllık gelir vergisi beyannamesi aylık ücrete dahil mi?
3. Personel işe alırsam bordro ücreti nasıl değişir?
4. Kapanış (terk) işlemi için ayrı ücret alıyor musunuz?
5. Vergi incelemesi veya düzeltme durumunda süreci siz mi yürütüyorsunuz?
B. Çalışma düzeni
6. Belgeleri size hangi gün, hangi formatta teslim etmeliyim?
7. Belge eksik olursa nasıl haberleşiyoruz?
8. Kesilen faturaları size ben mi ileteceğim, sistemden siz mi göreceksiniz?
9. Ödeme günlerimi (KDV, geçici vergi, prim) bana önceden hatırlatıyor musunuz?
10. Sorularımı hangi kanaldan sorabilirim, ne kadar sürede dönüş alırım?
C. Benim işim ne olacak?
11. Benim tarafımda düzenli tutulması gereken kayıtlar hangileri?
12. Hangi harcamaların belgesini mutlaka saklamalıyım?
13. Hangi harcamalar gider yazılamaz, baştan bileyim?
14. Ön muhasebe için önerdiğiniz bir düzen var mı; kayıtları size hangi formatta göndereyim?
D. Benim özel durumum
15. Kazancım ticari kazanç mı serbest meslek kazancı mı sayılır? Belgem fatura mı, serbest meslek makbuzu mu olacak?
16. Yararlanabileceğim istisna veya muafiyet var mı?
17. Yurt dışına satış yaparsam KDV ve beyan tarafında ne değişir?
18. Ne zaman e-fatura/e-arşiv zorunluluğuna girerim?
E. Sözleşme
19. Aramızda yazılı sözleşme yapıyor muyuz? Bir örneğini görebilir miyim?
20. e-Beyanname aracılık ve sorumluluk sözleşmesi neyi kapsıyor, neyi kapsamıyor?
Örnek 2 — Ay Sonu Belge Teslim Listesi
AY SONU MALİ MÜŞAVİRE TESLİM LİSTESİ
Dönem: [AY/YIL] — Mükellef: [AD SOYAD] — Teslim tarihi: [GG.AA.YYYY]
1. Satışlar
( ) Kesilen tüm satış faturaları (e-arşiv/e-fatura dökümü) — adet: [ADET], toplam: [TUTAR] TL
( ) İptal veya iade edilen faturalar — adet: [ADET]
( ) Serbest meslek makbuzu düzenleniyorsa dökümü
( ) Perakende satış belgeleri / yazarkasa Z raporları
2. Alışlar ve giderler
( ) Alış faturaları — adet: [ADET]
( ) Kira ödemesi dekontu ve kira sözleşmesi (ilk ayda)
( ) Elektrik, su, doğalgaz, internet, telefon faturaları (işletme adına)
( ) Akaryakıt ve araç giderleri
( ) Kargo, kırtasiye, yazılım, abonelik belgeleri
( ) Yemek ve konaklama belgeleri (işle ilgisi açıklamalı)
( ) Demirbaş alış faturaları (ayrı işaretlenmiş)
3. Banka ve nakit
( ) Tüm banka hesap ekstreleri — hesap sayısı: [ADET]
( ) POS ekstresi ve komisyon dökümü
( ) Sanal POS / ödeme kuruluşu raporu
( ) Nakit tahsilat ve ödeme listesi
4. Personel (varsa)
( ) Puantaj / devam çizelgesi
( ) İşe giriş-çıkış bildirimleri
( ) İzin ve rapor bilgileri
5. Açıklama gerektiren hareketler
( ) Şahsi hesaptan işletmeye / işletmeden şahsi hesaba aktarımlar — açıklama: [AÇIKLAMA]
( ) Tahsil edilemeyen alacaklar listesi
( ) Yeni sözleşmeler, kredi ve leasing belgeleri
Teslim eden: [AD SOYAD] Teslim alan: [MALİ MÜŞAVİR]
Örnek 3 — Yetki ve Sorumluluk Ayrım Tablosu
İŞ BÖLÜMÜ VE SORUMLULUK TABLOSU
Mükellef: [AD SOYAD] — Mali Müşavir: [AD SOYAD / UNVAN] — Geçerlilik: [GG.AA.YYYY]
| İş | Kim yapacak | Ne zaman | Not |
| Satış faturasının kesilmesi | Mükellef | Satış anında / yasal süre içinde | Gecikme usulsüzlük doğurabilir |
| Müşteri cari takibi ve tahsilat | Mükellef | Sürekli | Ön muhasebe programı ile |
| Gider belgelerinin toplanması | Mükellef | Harcama anında | Belgesiz gider yazılamaz |
| Belgelerin teslimi | Mükellef | Her ayın [GÜN]'ü | Gecikirse beyan riski |
| Defter kayıtları | Mali müşavir | Aylık | — |
| KDV / geçici vergi / muhtasar beyanı | Mali müşavir | Yasal dönemlerde | Ödeme mükellefe ait |
| Yıllık gelir vergisi beyannamesi | Mali müşavir | Yıllık | — |
| Vergi ve prim ödemesi | Mükellef | Son ödeme gününe kadar | Nakit planı mükellefte |
| Fiyatlama ve kârlılık kararı | Mükellef | Sürekli | Kayıt olmadan hesaplanamaz |
Kabul: Taraflar yukarıdaki iş bölümünü okumuş ve mutabık kalmıştır. Bu tablo, taraflar arasındaki hizmet sözleşmesinin eki niteliğindedir ve yasal sorumlulukları değiştirmez.
[Mükellef imza] [Mali müşavir imza]
Örnekleri Kendinize Nasıl Uyarlarsınız?
- Soru listesini görüşmeye yazılı götürün. Sözlü verilen "hepsi dahil" cevabı, üçüncü ayda tartışma konusu olur.
- Teslim gününü takvime koyun. Belge akışı düzenli olan mükellefin beyanı da düzenli olur.
- Şahsi ve işletme hesabını ayırın. Aynı hesaptan yürüyen işletmelerde ay sonu ayıklama işi hem size hem müşavire kaybettirir.
- İş bölümü tablosunu imzalatın. Kimin neyi yapacağı yazılıysa, unutulan iş de sahipsiz kalmaz.
- Ay içinde biriktirmeyin. Gider belgesini akşam kaydetmek beş dakikadır; ay sonunda toplamak bir gündür.
Sık Sorulan Sorular
Kayıtlarımı Defter-Beyan Sistemi'ne kendim girebilir miyim? Sistem kapsamındaki bazı mükellefler için bu mümkündür. Ancak kaydın ve beyanın doğruluğundan siz sorumlusunuz; hata durumunda sonuçları da siz üstlenirsiniz. Bu yüzden meslek mensubuyla çalışmak yaygın tercihtir.
Muhasebeci tutmazsam ceza alır mıyım? Ceza doğuran şey muhasebeci tutmamak değil, defter ve beyan yükümlülüklerinin yerine getirilmemesi ya da hatalı yerine getirilmesidir. Sonucu doğuran yükümlülüktür, aracı değil.
Ön muhasebe programı mali müşavirin yerini tutar mı? Hayır, ikisi farklı işlerdir. Program gün içi kayıtlarınızı düzenler; beyan ve defter işlemleri meslek mensubunun işidir. İyi tutulmuş ön muhasebe, müşavirinizin işini de hızlandırır.
Yasal uyarı: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mali veya hukuki danışmanlık değildir. Defter tutma usulü, beyanname yükümlülükleri ve meslek mensubuyla çalışma zorunluluğu mükellefin durumuna ve kazanç türüne göre değişir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize ve bağlı olduğunuz vergi dairesine danışın; ücret tutarları için güncel tarifeleri esas alın.
Mali müşaviriniz ay sonunda beyan eder; gün içinde neyi kime sattığınızı siz tutarsınız. HesapTUT ile faturalarınızı, müşteri cari hesaplarınızı ve tahsilatlarınızı tek ekranda tutun; ay sonunda müşavirinize eksiksiz döküm gönderin.
14 Gün Ücretsiz Deneyin
Kredi kartı gerekmez.