Yansıtma Faturası Nedir?

Yansıtma faturası, bir işletmenin başka bir firma adına yaptığı harcamaları karşı tarafa faturalandırmak amacıyla düzenlediği ticari bir belgedir. Özellikle ortak iş yapan, birden fazla firmanın birlikte faaliyet yürüttüğü veya taşeron kullanıldığı iş modellerinde sıkça karşılaşılan bir uygulamadır.

Bu fatura türü, bir masrafın gerçek yüklenicisine aktarılmasını sağlar. Böylece muhasebe kayıtlarında her harcama, doğru firmaya gider olarak yansıtılır. Bu sistem sayesinde şirketlerin mali yapısı daha doğru analiz edilebilir, gider kalemleri ayrıştırılabilir ve vergi usulüne uygunluk sağlanır.

Yansıtma Faturası Neden Kesilir?

Yansıtma faturası düzenlemenin temel amacı, belirli bir hizmet ya da giderin gerçek yüklenicisine doğru şekilde aktarılmasını sağlamaktır. Örneğin, bir ana yüklenici firma, bir alt taşerona ait iş gücü veya ekipman kullanıyorsa, ortaya çıkan maliyetler yansıtma faturasıyla taşerona bildirilir ve muhasebeleştirilir.

Yansıtma faturası kesme nedenleri:

• Harcamaların doğru firmaya ait olduğunu belgelemek

• Mali tabloları gerçeğe uygun şekilde düzenlemek

• Vergi usul kanunlarına uygunluk sağlamak

• Şirket içi denetim ve gider takibini kolaylaştırmak

• Ortak kullanılan hizmetlerin gider paylaşımını yapmak

Yansıtma Faturası ile Masraf Paylaşımı Nasıl Yapılır?

Bir işletme, birden fazla tarafın ortak yararlandığı bir hizmet veya ürün satın aldığında, bu gideri karşı taraflara yansıtmak isteyebilir. Örneğin, bir reklam kampanyası için 30.000 TL harcama yapan bir firma, kampanyaya dahil olan 3 farklı markaya bu bedeli eşit şekilde yansıtmak isteyebilir. Bu durumda, her markaya 10.000 TL + KDV tutarında birer yansıtma faturası kesilir.

Masraf paylaşımı yapılırken dikkat edilmesi gereken en önemli unsur, yansıtılacak giderin muhakkak belgeli ve gerçek bir harcamaya dayanmasıdır. Ayrıca, paylaştırma oranlarının önceden belirlenmiş ve tüm taraflarca kabul edilmiş olması gerekir.

Yansıtma Faturası Nasıl Düzenlenir?

Yansıtma faturası, normal bir satış faturası gibi hazırlanır. Ancak, faturada belirtilen ürün veya hizmet alanı, aslında daha önce başka bir firmadan alınan ve başka bir firmaya devredilen bir gideri temsil eder.

Faturada bulunması gereken bilgiler:

• Fatura başlığı: “Yansıtma Faturası”

• Harcamanın detayı: Ne tür bir harcama olduğu açıkça yazılmalıdır

• Gerçek gider tutarı

• KDV oranı ve tutarı

• Toplam tutar

• Faturanın dayanağı olan ilk fatura bilgileri (tarih, numara, tedarikçi adı)

Dikkat edilmesi gereken bir başka husus da, giderin yansıtılması sürecinde aynı KDV oranının kullanılması gerektiğidir. Eğer farklı bir oran uygulanırsa, bu durum mali açıdan sorun teşkil edebilir.

Yansıtma Faturasında KDV Uygulaması

Yansıtma faturası düzenlenirken KDV konusu sıkça kafa karıştırır. Temel kural şudur: Yansıtılan giderin KDV oranı neyse, aynı oran yansıtma faturasında da uygulanmalıdır. Ayrıca, yansıtma faturasındaki KDV, gelir olarak değil; giderin KDV’sinin devamı olarak değerlendirilmelidir.

Örnek:

Bir firma, başka bir firma adına otel konaklama hizmeti satın alır. Otel faturası %10 KDV ile kesilmiştir. Bu firma, karşı tarafa yansıtma faturası düzenlerken yine %10 KDV uygulamalıdır. Bu durumda, karşı taraf hem gideri hem de KDV’yi kendi kayıtlarına alır.

Yansıtma Faturası ile Normal Fatura Arasındaki Farklar

Yansıtma faturası, gelir elde etme amacı taşımaz. Bu nedenle, bu faturalarda “kar” söz konusu değildir. Harcamanın aynen yansıtılması esastır.

Yansıtma Faturasında Sık Yapılan Hatalar

1. KDV oranlarının farklı yazılması: Bu hata vergi incelemelerinde ciddi sorunlara yol açabilir.

2. Giderin belgeye dayanmaması: Belgelenemeyen harcamalar yansıtılamaz.

3. Masrafların faturalandırılmadan paylaşılması: Yazılı belge olmadan yapılan masraf paylaşımı muhasebeye işlenemez.

4. Yansıtma ile satış karıştırılması: Bazı firmalar, yansıtma faturası ile ticari satış faturası arasında fark gözetmeden işlem yapmaktadır.

Yansıtma Faturası Hangi Durumlarda Kullanılır?

• Bir projede birden fazla firmanın ortak giderleri söz konusuysa

• Taşeron firmaya ait giderleri ana yüklenici üstlendiğinde

• Ana firmadan alınan danışmanlık hizmeti grup şirketlerine yansıtıldığında

• Bir hizmeti birden fazla kişi veya şirket kullandığında

Yansıtma Faturası Düzenlerken Nelere Dikkat Edilmeli?

• Giderin belgelendirilmiş olması

• Masrafın ticari faaliyetle ilişkili olması

• Faturada mutlaka "yansıtma" ifadesinin bulunması

• Aynı tutar ve KDV oranıyla yansıtılması

• Yansıtılan giderin tekrar fatura edilmemesi

Hesaptut ile Yansıtma Faturası Süreçlerini Kolaylaştırın

Yansıtma faturaları, muhasebe açısından önemli ama karmaşık olabilen işlemler içerir. Özellikle birçok firmayla ortak çalışan işletmeler için giderlerin doğru yansıtılması zaman alıcı olabilir. Bu noktada, dijital muhasebe çözümleri sunan Hesaptut devreye giriyor.

Hesaptut, fatura kayıtlarından gider analizlerine kadar tüm işlemleri dijital ortamda kolayca yönetmenizi sağlar. Özellikle yansıtma faturasına özel şablonlar sayesinde, tüm harcamalar doğru kişiye otomatik olarak aktarılır. Böylece hem zaman kazanır, hem de hata riskini azaltırsınız.

Yansıtma Faturası Şeffaf Finansal Yönetimin Anahtarıdır

Yansıtma faturası, işletmeler arasında mali şeffaflık ve hesap verebilirlik sağlayan önemli bir araçtır. Giderlerin doğru kişilere yansıtılması, sadece vergi ve muhasebe açısından değil, ticari güven açısından da büyük önem taşır.

Bu süreçte doğru yazılım ve sistemlerle çalışmak, işleri büyük ölçüde kolaylaştırır. Hesaptut gibi profesyonel muhasebe çözümleri sunan firmalarla çalışmak, yansıtma faturası sürecinde hata payını sıfıra indirir.