Şahıs Şirketi İçin E-Fatura Şart mı? E-Arşiv Farkı ve Ücretsiz 3 Örnek Belge
Bu soruyu soranların çoğu aslında yanlış belgeyi soruyor. Küçük bir şahıs mükellefi için asıl konu genellikle e-fatura değil, e-arşiv faturadır. İkisi karıştırıldığı için "ben zorunlu değilim" diyen mükellefler kâğıt fatura kesmeye devam eder, sonra bir gün karşılarına internetten satış zorunluluğu ya da ciro haddi çıkar. Aşağıda farkı net anlatıyor, geçiş yöntemlerini karşılaştırıyor ve 3 hazır örnek belgeyi ücretsiz veriyoruz.
Kimler Zorunlu Kapsamdadır?
Zorunluluk üç ana başlıktan doğar:
- Ciro haddi. Belirli bir brüt satış hasılatını aşan mükellefler kapsama girer. Had tutarları tebliğlerle değişmektedir; kendi durumunuz için güncel tebliği ve mali müşavirinizi esas alın — bu sayfada bilinçli olarak rakam verilmemiştir.
- Sektör. Bazı faaliyet kollarında (örneğin aracılık ve komisyonculuk faaliyetleri, belirli ürün grupları) ciroya bakılmaksızın zorunluluk öngörülebilmektedir.
- İnternetten satış. Kendi sitesi veya pazaryeri üzerinden mal ve hizmet satanlar için ayrı düzenlemeler bulunmaktadır. e-Ticaret yapıyorsanız bu başlığı mutlaka kontrol ettirin.
Zorunlu kapsamda değilseniz de isteğe bağlı geçiş yapabilirsiniz. Uygulamada pek çok yeni mükellef ilk günden e-arşive geçiyor; sebebi basit: kâğıt koçan bastırmak, saklamak ve müşteriye ulaştırmak elektronik belgeden daha zahmetli ve daha pahalı.
Geçiş yöntemleri
| Yöntem | Kimler için uygun | Artı | Eksi |
| GİB portalı | Çok az sayıda belge kesenler | Ek yazılım maliyeti yok | Manuel giriş, sınırlı özellik, ön muhasebe ile bağlantı yok |
| Özel entegratör / e-belge portalı | Düzenli fatura kesenler | Kolay arayüz, kontör veya paket seçenekleri, destek | Hizmet bedeli |
| Ön muhasebe programı üzerinden | Cari hesap ve stok da takip edenler | Fatura, tahsilat ve cari tek yerde | Program aboneliği |
Örnek 1 — E-Arşiv Geçiş Kontrol Listesi
E-ARŞİV / E-FATURA GEÇİŞ KONTROL LİSTESİ
Mükellef: [AD SOYAD] — Vergi No: [VERGİ NO] — Hedef geçiş tarihi: [GG.AA.YYYY]
1. Kapsam tespiti (mali müşavirle birlikte)
( ) Ciro haddi nedeniyle zorunlu muyum? — Cevap: [EVET/HAYIR]
( ) Faaliyet kolum nedeniyle zorunlu muyum? — [EVET/HAYIR]
( ) İnternetten satış yapıyor muyum? — [EVET/HAYIR], platform: [TANIM]
( ) Zorunluluk başlangıç tarihim: [GG.AA.YYYY]
( ) Zorunlu değilsem isteğe bağlı geçiyorum: [EVET/HAYIR]
2. Belge türü
( ) e-Arşiv fatura ( ) e-Fatura ( ) İkisi birden ( ) e-SMM (serbest meslek makbuzu) ( ) e-İrsaliye ( ) e-Müstahsil
3. Altyapı
( ) e-İmza alındı, test edildi
( ) Yöntem seçildi: ( ) GİB portalı ( ) Özel entegratör/portal ( ) Ön muhasebe programı
( ) Aylık tahmini belge adedi: [ADET] — seçilen model: ( ) Kontör ( ) Paket
( ) Başvuru yapıldı, onay alındı — Tarih: [GG.AA.YYYY]
4. Belge içeriği
( ) Ad-soyad/unvan, adres, vergi dairesi ve numarası kontrol edildi
( ) Ürün ve hizmet listesi, birim ve KDV oranları tanımlandı
( ) Fatura sabit notları yazıldı (vade, banka/IBAN, iade koşulu, gecikme notu)
( ) Logo ve şablon düzenlendi
5. Devreye alma
( ) Deneme belgesi kesildi ve görüntülendi
( ) Müşteriye e-posta ile ulaşım test edildi
( ) İptal ve itiraz süreci öğrenildi
( ) Belgelerin saklanması ve raporlanması düzeni kuruldu
( ) Kâğıt fatura kullanımı sonlandırıldı; kalan koçanlar için mali müşavire soruldu
( ) Müşterilere bilgilendirme yapıldı
Örnek 2 — Fatura Bilgileri Doğrulama Formu
FATURA BİLGİLERİ DOĞRULAMA FORMU
(Yeni müşteriden fatura öncesi alınacak bilgiler)
Satıcı bilgileri (bizim tarafımız — belgede görünecek şekilde):
Ad Soyad / Unvan: [AD SOYAD]
Adres: [AÇIK ADRES]
Vergi Dairesi / Vergi No: [VERGİ DAİRESİ] / [VERGİ NO]
Telefon / e-posta: [TELEFON] / [E-POSTA]
Banka / IBAN: [BANKA] / [IBAN]
Alıcı bilgileri (müşteriden alınacak):
( ) Bireysel müşteri — Ad Soyad: [AD SOYAD], T.C. Kimlik No: [TCKN], adres: [ADRES], e-posta: [E-POSTA]
( ) Kurumsal müşteri — Unvan: [TAM UNVAN], Vergi Dairesi: [VERGİ DAİRESİ], Vergi No: [VERGİ NO], adres: [ADRES], e-posta: [E-POSTA]
( ) Alıcı e-fatura mükellefi mi? [EVET/HAYIR] — Evet ise belge e-fatura, hayır ise e-arşiv olarak düzenlenecek.
Satış bilgileri:
Mal/hizmet tanımı: [TANIM] — Miktar: [ADET] — Birim fiyat: [TUTAR]
KDV oranı: [ORAN] — İstisna uygulanacak mı: [EVET/HAYIR], dayanağı: [TANIM]
Ödeme şekli: ( ) Nakit ( ) Havale/EFT ( ) Kredi kartı ( ) Vadeli — vade: [GG.AA.YYYY]
Sipariş / sözleşme referansı: [NO]
Kontrol: ( ) Unvan tam ve doğru yazıldı ( ) Vergi numarası teyit edildi ( ) e-Posta adresi doğrulandı ( ) Tutar ve KDV kontrol edildi ( ) Belge türü doğru seçildi
Not: Yanlış unvan veya vergi numarasıyla düzenlenen belgeyi düzeltmek, düzenlemeden çok daha zahmetlidir. Bu formu ilk satıştan önce doldurun.
Örnek 3 — Müşteriye E-Fatura Bilgilendirme Yazısı
MÜŞTERİ BİLGİLENDİRME — ELEKTRONİK BELGEYE GEÇİŞ
Sayın [MÜŞTERİ AD SOYAD / UNVAN],
Tarih: [GG.AA.YYYY] — Konu: Faturalarımızın elektronik ortamda düzenlenmesi
[GG.AA.YYYY] tarihinden itibaren faturalarımızı elektronik ortamda düzenliyoruz. Bu tarihten sonra tarafınıza kâğıt fatura teslim edilmeyecek, belgeniz aşağıdaki şekilde iletilecektir:
1. e-Fatura mükellefi iseniz belgeniz e-fatura olarak sisteminize gönderilecektir.
2. e-Fatura mükellefi değilseniz belgeniz e-arşiv fatura olarak düzenlenip [E-POSTA ADRESİ] adresinize iletilecektir.
3. Elektronik belge, kâğıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir; ayrıca bir çıktı istemenize gerek yoktur.
Sizden ricamız: Kayıtlarımızın doğru olması için aşağıdaki bilgileri teyit ediniz.
Unvan / Ad Soyad: [BİLGİ]
Vergi Dairesi / Vergi No (veya T.C. Kimlik No): [BİLGİ]
Adres: [BİLGİ]
Belge gönderilecek e-posta: [BİLGİ]
Yetkili kişi ve telefon: [BİLGİ]
Bilgilerinizde değişiklik olduğunda lütfen bize yazılı olarak bildiriniz. Belgelerinize ilişkin sorularınız için [TELEFON / E-POSTA] üzerinden bize ulaşabilirsiniz.
İş birliğiniz için teşekkür ederiz.
[AD SOYAD] — [FAALİYET / UNVAN]
Örnekleri Kendinize Nasıl Uyarlarsınız?
- Önce hangi belgeyi keseceğinizi netleştirin. Müşterileriniz ağırlıklı bireysel ise gündeminiz e-arşivdir; kurumsal müşteriye satış yapıyorsanız e-fatura da devreye girer.
- Kazanç türünüzü teyit ettirin. Faaliyetiniz serbest meslek kazancı sayılıyorsa belgeniz fatura değil serbest meslek makbuzu olur; bu ayrım vergi ve stopaj rejimini de değiştirir.
- Fatura sabit notlarını baştan yazın. Vade, iade koşulu ve banka bilgisi belgede yazılıysa tahsilat konuşmaları kolaylaşır.
- Hacminize uygun modeli seçin. Ayda birkaç belge kesiyorsanız kontörlü model, yüksek hacimde paket model genelde daha uygundur.
- Müşteri bilgilerini ilk satıştan önce doğrulayın. Yanlış vergi numarasıyla kesilen belgeyi düzeltmek zaman kaybettirir.
Sık Sorulan Sorular
Zorunlu değilsem e-arşive geçmem gerekir mi? Gerekmez, ancak isteğe bağlı geçiş yaygındır: kâğıt koçan bastırma, saklama ve teslim zahmeti ortadan kalkar, belgeler kaybolmaz.
e-Fatura ile e-arşiv arasında müşteri açısından fark var mı? Hukuki geçerlilik aynıdır. Fark, belgenin nasıl iletildiğindedir: e-fatura sistem üzerinden alıcının kutusuna düşer, e-arşiv genellikle e-posta ile iletilir.
Kestiğim elektronik faturayı iptal edebilir miyim? İptal ve itiraz süreçleri belge türüne ve süreye göre farklıdır. Yanlış belge fark ettiğiniz anda mali müşavirinize danışın; sürenin geçmesi düzeltmeyi zorlaştırır.
Yasal uyarı: Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; mali danışmanlık değildir. e-Fatura ve e-arşiv zorunluluk hadleri ile sektör kapsamları Gelir İdaresi Başkanlığı tebliğleriyle güncellenmektedir; bu sayfada bilinçli olarak had rakamı verilmemiştir. Kendi durumunuz için güncel tebliğleri ve mali müşavirinizi esas alın.
Faturayı kesmek işin yarısı; kimin ödediğini bilmek diğer yarısı. HesapTUT ile kestiğiniz belgeleri, müşteri cari hesaplarını ve tahsilatları tek ekranda takip edin.
14 Gün Ücretsiz Deneyin
Kredi kartı gerekmez.